P: ¿Que debo hacer si he detectado que mi comunidad tiene varias necesidades a la vez?
P: ¿Que hago una vez que tenga escrita mi propuesta?
P: ¿Quien responde a mi solicitud?
P: ¿Que pasa con mi formulario cuando llegue al Subcomité para la Iglesia en América Latina?
P: ¿Quien aprueba el apoyo financiero para los proyectos pastorales en América Latina?
P: ¿En que fecha se reúnen el Subcomité de Obispos durante el año?
P: ¿Que tipo de decisión debo esperar por parte del Subcomité de Obispos?
P: ¿Como son enviados los fondos por el Subcomité al solicitante?
P: ¿Que debe hacer mi organización una vez reciba los fondos?
P: Si actualmente tengo un proyecto aprobado, ¿puedo volver a solicitar nuevos fondos?
P: ¿Cual es el tiempo promedio para el procesamiento de las solicitudes?
P: ¿En qué idioma puedo diligenciar el formulario oficial de solicitud de fondos?
P. ¿He identificado una necesidad pastoral en mi comunidad, qué debo hacer para solicitar fondos al Subcomité de Obispos para la Iglesia en América Latina?
R: Lo primero que usted debe hacer es escribir una propuesta sobre el proyecto que tienen en mente y que solucionaría esa necesidad pastoral. En esta propuesta usted debe contar en términos generales cual es la justificación del proyecto, en otras palabras qué lo motivó a plantear este proyecto, y porque es importante para la comunidad.
En esa propuesta usted debe describer cuál es la meta, es decir que objetivo pretende alcanzar, tenga en cuenta que una meta es algo evaluable y alcanzable en el tiempo previsto por el proyecto. Vale recordar que un proyecto puede tener mas de una meta. Ejemplo:
Meta:
Formar cincuenta agentes pastorales en la zona rural de Chía-Cundinamarca, en un periodo de 8 meses.
En ese documento usted debe escribir cuanto tiempo le tomara para desarrollar esta propuesta. Por último, debe hacer un cálculo general de los costos del proyecto. Es importante que usted tenga una idea de los recursos propios que puede conseguir y finalmente el valor aproximado que necesitaría cubrir con los fondos provenientes del Subcomité de Obispos.
P: ¿Que debo hacer si he detectado que mi comunidad tiene varias necesidades a la vez?
R: Si usted ha detectado varias necesidades, trate primero de determinar si estas necesidades podrian ser consideradas como etapas del mismo proyecto. Es decir que usted necesitaria desarrollar esas actividades para cumplir la meta propuesta. Una manera de comprobar si una actividad pertenece a un mismo proyecto es preguntandose si al desarrollarla contribuye a lograr los objetivos planteados.
Si definitivamente estas actividades pertenecen a proyectos diferentes usted debe determinar cual es prioritario para su comunidad y solicitar recursos al Oficina que asiste al Subcomité para solo UN proyecto. Recuerde que el Subcomité de Obispos solo puede destinar fondos para una organización una vez al año. Este año se cuenta a partir de la fecha en que el Subcomité aprueba los fondos.
En America Istena hay mas de 700 dioceses y el subcomité atiende a 500 proyectos al año.
P: ¿Que hago una vez que tenga escrita mi propuesta?
R. Felicitaciones usted tiene el primer paso recorrido. Usted puede hacer llegar esta solicitud al Oficina de la Colecta de la Iglesia en América Latina solamente por este enlace:
https://www.usccb.org/committees/church-latin-america/cla-grant-information-informacion-del-programa-de-ayuda @email
P: ¿Quien responde a mi solicitud?
R: La USCCB cuenta con una oficina que se llama el Oficina de la Colecta de la Iglesia en América Latina y la cual cuenta con personal idóneo para el gerenciamiento de proyectos.
El personal del Oficina que asiste al Subcomité, analizará su propuesta ya sea que haya llegado por correo, fax o en forma electrónica y determinará si la propuesta esta dentro de una de las ocho categorías establecidas por el Subcomité de Obispos, y si el presupuesto que usted ha estimado es apropiado para el alcance del proyecto.
Si desea mas información sobre las categorías de proyecto que han sido establecidas por el Subcomité de Obispos puede consultar la página de categorías.
Si su propuesta es aceptada, se le enviará por correo electrónico un mensaje.
P: ¿Que pasa con mi formulario cuando llegue al Oficina de la Colecta para la Iglesia en América Latina?
R: Una vez que el personal de la Oficina que asiste al Subcomité reciba el formulario de aplicación, revisará que ésta tenga las cartas correspondientes de apoyo, según el alcance del proyecto y el tipo de la organización que solicita los fondos.
Paso seguido, el personal analizará que el proyecto tenga una justificación adecuada, que el alcance sea factible, que los objetivos y metas sean coherentes. En caso de estar programando eventos tales como encuentros, retiros, seminarios, talleres, y/o cursos es bien importante que estos estén bien explicados en la aplicación.
La guía que acompaña al formulario es un buen documento que contiene ejemplos que ilustran los casos más frecuentes que se presentan.
Si en su proyecto usted tiene identificado el desarrollo de eventos como seminarios, retiros, talleres, etc., tenga especial cuidado al diligenciar el número de participantes, el número de horas totales de capacitación, el número de horas programadas y el presupuesto. De nuevo, la guía le ayudará a completar adecuadamente el formulario.
El personal de la Oficina que asiste al subcomité también presta especial interés a que la ayuda total solicitada a los obispos no exceda el 66% del valor total del proyecto.
Si el personal de la Oficina que asiste al subcomité encuentra que el proyecto está claro, que tienen toda la información necesaria, que cuenta con las cartas de apoyo correspondientes, y no requiere aclaraciones, presentará el proyecto para la consideración del sub-comité, quien a su vez decidirá aprobar o no la ayuda en su próxima reunión, ya sea en junio o noviembre.
Como la oficina que asiste al Subcomité no puede predecir cuál será la decisión que pueda tomar el Subcomité de Obispos, pedimos que no hagan compromisos económicos con base en la posibilidad de recibir ayuda por parte del subcomité hasta no tener la notificación de ayuda y el monto específico.
P: ¿Que pasa si durante la revisión por parte del personal Oficina de la Colecta de la Iglesia en América Latina encuentra inconsistencias, información incompleta o aspectos que en su opinión no son suficientemente claros?
R: Si el personal del Oficina que asiste al Subcomité encuentra que la propuesta tiene algún aspecto que no es claro, impreciso, incompleto o simplemente que necesita algún tipo de aclaración, se le enviará al solicitante por email o fax una comunicación escrita pidiendo la información respectiva.
El solicitante deberá contestar por ese mismo medio, segun pueda, las aclaraciones pertinentes.
P: ¿Quien aprueba el apoyo financiero para los proyectos pastorales en América Latina?
R: Los Obispos de los Estados Unidos crearon un sub-comité de Obispos para que los representen en la toma de decisiones con respecto a la ayuda para la Iglesia en América Latina. Este Subcomité está conformado por nueve Obispos que son elegidos por periodos de tres años.
P: ¿En que fecha se reúnen el Subcomité de Obispos de los Estados Unidos durante el año?
R: Subcomité de obispos se reúnen dos veces al año, Junio y Noviembre.
P: ¿Que tipo de decisión debo esperar por parte del Subcomité de Obispos?
R: El Subcomité de Obispos evalúa los proyectos que son presentados por el personal del Oficina que asiste al Subcomité y puede tomar cualquiera de las siguientes tres decisiones: Financiar el monto total solicitado, financiar parcialmente el monto solicitado, o no financiar el monto solicitado y rechazar la petición.
P: ¿Como son enviados los fondos por el Oficina que asiste al Subcomité al solicitante?
R: Para aquellos proyectos cuya solicitud de fondos han sido aprobados total o parcialmente por el Comité de Obispos, el Oficina que asiste al Subcomité procederá a hacer una transferencia bancaria. Cuando esto no sea posible se expedirá un cheque por los fondos pertinentes.
Es importante que en el formulario usted escriba cuidadosamente toda la información y la revise varias veces ya que los sistemas de transferencias inter bancarias son tan sofisticadas que cualquier inconsistencia en la información impide que la acción sea exitosa.
Los fondos serán transferidos dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se realizó la reunión del Subcomité de Obispos.
P: ¿Que debe hacer mi organización una vez reciba los fondos?
R: Felicitaciones! Usted ha logrado obtener fondos para beneficiar a su comunidad. Este es el resultado de su perseverancia y paciencia por una noble causa.
El Oficina que asiste al subcomité paralelamente al traslado de fondos le enviará un paquete de información que contiene: i) Carta oficial de aprobación firmada por el presidente del subcomité, ii) El acuso de recibo de fondos iii) Un formato que deberá ser diligenciado con el informe final, una vez ejecute el proyecto iv) Una guía para uso de los fondos.
El acuso de recibo de fondos es una certificación formal de que los recursos económicos fueron recibidos por la organización solicitante. Apenas usted verifique que tiene estos recursos en su cuenta bancaria deberá firmarla inmediatamente y enviarla por fax y/o correo regular.
El formulario de reporte final del proyecto lo deberá diligenciar una vez ejecute el proyecto y tenga los datos consolidados. Recuerde que de la claridad, detalle y prontitud con la que usted envíe este reporte dependerá que el Oficina que asiste al subcomité y el subcomité de obispos consideren en un futuro nuevas solicitudes por parte de esa organización.
P: Si actualmente tengo un proyecto aprobado, ¿puedo volver a solicitar nuevos fondos?
R: Las organizaciones que han solicitado los fondos no pueden solicitar fondos durante el tiempo que se está ejecutando un proyecto financiado. En otras palabras, si el proyecto fue aprobado por el subcomité en junio de 2014 y el proyecto duró ocho meses, la organización debe: i) enviar el informe final un mes después de terminado el proyecto, ii) espere hasta que la aceptación del informe final ha reconocido por el personal del subcomité antes de hacer una nueva solicitud de informe al final.
Para presentar un nuevo proyecto, se debe completar un informe final de cualquier proyecto previamente aprobado. Esto es un requisito indispensable.
P: ¿Cual es el tiempo promedio para el procesamiento de solicitudes?
R: El tiempo que tarda el procesamiento de su solicitud desde que se ha recibido el formulario en la oficina que asiste al Subcomité hasta que se realiza la transferencia de fondos es muy variado ya que está sujeto a demoras en el correo, a la formulación del proyecto (es decir, si se requieren aclaraciones o más descripciones) y al envío de los requisitos exigidos.
Si un proyecto reúne todos los requisitos y no requiere aclaraciones adicionales puede ser preparado para su presentación a nuestros obispos dentro de unas semanas. Sin embargo, sólo se hará la presentación a los obispos dos veces por año, en junio y noviembre. Por lo tanto, el tiempo transcurrido desde la presentación de un proyecto hasta la notificación de una decisión de parte del Subcomité puede ser entre seis y ocho meses.
P: ¿En qué idioma puedo diligenciar el formulario oficial de solicitud de fondos?
R: En español, ingles, portuguez o créol.